Votre logiciel de gestion de notes de frais, Philéas, évolue et vous propose un nouveau service : l’archivage à valeur probante.

Dématérialiser vos justificatifs était le premier pas. Leur assurer une pérennité en satisfaisant aux obligations légales est l’étape suivante : c’est pour cela que Philéas a établi un partenariat pour lancer ce nouveau service en négociant pour vous les meilleurs tarifs. L’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales, permet depuis mars 2017 de dématérialiser les justificatifs, donc de vous défaire de l’obligation d’en conserver les originaux* !

Voici comment fonctionne l’archivage à valeur probante :

– Un procédé de signature électronique, certifié par un prestataire de service autorisé, assure que votre document est bien authentique.
– Son archivage, dans un coffre fort numérique, est daté et fournit ainsi l’assurance qu’il n’a subi aucune modification dans le temps.
– La recherche et la consultation de vos archives est effectuée via un login transmis, sur demande, au service des Impôts concerné.

* si vous n’avez plus besoin d’attendre la réception des originaux des justificatifs pour arbitrer une note, la norme 42026 impose que la copie, pour être conforme à l’original, réponse à des exigences précises. Un justificatif photographié avec un smartphone, dans des conditions de lumière parfois difficiles, et avec des optiques de qualités diverses ne peut y satisfaire complètement. C’est pourquoi à ce jour, l’URSSAF accepte que vous ne triiez plus vos justificatifs, mais que vous les conserviez dans une boîte par année, pour l’ensemble de vos collaborateurs. En cas de doute ou de litige, l’administrration compétente se chargera elle-même de vérifier leur intégrité par rapports à leur version dématérialisée.